10 dicas valiosas sobre como escolher um ERP para a sua IE!

Como escolher um ERP?

A gestão de uma Instituição de Ensino (IE) apresenta muitos desafios. Ao mesmo tempo em que a qualidade do ensino precisa estar no centro das atenções, não é possível descuidar dos aspectos administrativos e exigências burocráticas dos órgãos reguladores. Sendo assim, um bom ERP é fundamental para manter os gestores focados no que é essencial, mas como escolher um ERP adequado para a sua IE?

Diante de tantas opções que o mercado oferece, não é fácil decidir sobre qual sistema adotar. Qual deles tem as funções necessárias para otimizar o tempo e o trabalho dos seus funcionários? Como escolher um software que elimine tarefas repetitivas e permita que os esforços sejam direcionados para a qualidade educacional e estratégias de crescimento?

Se você também tem essas dúvidas, este conteúdo foi feito para solucioná-las! Nele, selecionamos algumas dicas valiosas para a seleção de um bom software de gestão educacional para a sua IE. Vamos às dicas?

1. Entenda as necessidades da sua Instituição de Ensino

É fundamental fazer um levantamento inicial das exigências, particularidades e outros itens específicos que a Instituição de Ensino deseja atender com a adoção de um sistema de gestão integrada.

Pesquisas e reuniões com funcionários, docentes, fornecedores e alunos são muito úteis para identificar os pontos que precisam ser considerados na hora de escolher um ERP.

O gestor deve levantar os pontos fracos da IE, mas sem se descuidar daqueles pontos que funcionam bem, os quais devem ser otimizados ou, pelo menos, monitorados para manterem o nível de excelência. Para isso, é indicado mapear os fluxos de trabalho principais e secundários de cada setor, para depois estruturá-los num plano conhecido como RFP – Request for Proposal, em tradução livre “Solicitação de Propostas”, que servirá de base para a escolha do ERP e sua futura implantação.

2. Estude as funcionalidades básicas do ERP

Definidos quais os itens principais e secundários que o ERP precisa atender, é hora de estudar atentamente as funcionalidades básicas do software para verificar se ele atende às necessidades levantadas pela IE.

É importante entender como o ERP funciona, identificando quais cadastros são necessários, quais dados são armazenados e qual a forma como esses dados se movimentam entre os diferentes módulos do sistema, verificando também quais relatórios são emitidos e  o jeito certo de interpretá-los, além de analisar a capacidade de integração do software com outras ferramentas da instituição.

Cada um dos setores da Instituição de Ensino deve ser incluído no processo de avaliação das funcionalidades do ERP, visto que eles possuem necessidades diferentes. Nesta fase o fornecedor do software deve estar disponível para fazer apresentações do sistema e responder todas as dúvidas da IE.

Você deve estar pensando: como escolher um ERP adequado com tantos itens para verificar? Calma, sabemos que não é uma tarefa tão fácil assim, mas continue acompanhando nossas dicas que você não vai errar na escolha!

3. Preze pela automatização de processos

Um bom sistema de gestão é aquele que reduz a necessidade de alocar recursos humanos em tarefas repetitivas e burocráticas. Por isso, um sistema que realmente automatize e otimize os processos é fundamental para a Instituição de Ensino, mas o que isso quer dizer?

Quando uma informação é inserida no sistema ela é consolidada e fica disponível para todos os setores a que é relevante. Esses setores têm permissão para acessar a informação e realizar processamentos diversos dentro do sistema, sem ter que digitar várias vezes o mesmo dado.

Imagine, por exemplo, que a IE realize uma compra de papel. Sem um sistema integrado as informações da compra seriam registradas três vezes: na anotação da aquisição, no agendamento do pagamento e na entrada no estoque. Com um software integrado, uma vez que o processo é automatizado, um único registro já cumpre todas essas tarefas de forma imediata, eliminando o retrabalho e informações duplicadas, reduzindo a quantidade de erros operacionais e oferecendo dados consolidados em tempo real para auxiliar o gestor na tomada de decisão.

4. Avalie as políticas de segurança digital e privacidade

Um software ERP lida com um grande conjunto de informações confidenciais. Diante disso, a Instituição de Ensino deve avaliar todos os detalhes sobre a política de segurança digital e privacidade do software que ela pretende adotar.

Fatores como segurança da informação, compartilhamento de dados e as regras de acesso devem ser verificados. Assim, a IE garantirá que suas informações mais importantes estarão protegidas contra terceiros.

É importante saber que, para um software hospedado na nuvem, as informações ficam armazenadas em um ambiente virtual externo à Instituição de Ensino, ambiente que possui a estrutura necessária para manter os dados e reter cópias de segurança. Sendo assim, o armazenamento das informações não depende da infraestrutura interna da IE e não estão sujeitas a acidentes com esses equipamentos, aumentando a segurança e a disponibilidade do software.

5. Analise a infraestrutura necessária para implantação do ERP

Por se tratar de uma solução tecnológica, antes de escolher um ERP é necessário levantar a infraestrutura requerida pelo software.

O levantamento da infraestrutura é importante para identificar se a IE precisará adquirir novos equipamentos para atuarem como servidores do sistema ou se o fornecedor do software oferece alternativas para este custo.

Caso o fornecedor do software trabalhe com a hospedagem do software na nuvem no modelo de negócio SaaS, sigla para Software as a Service ou, em português, Software como Serviço, a IE é liberada da responsabilidade sobre a infraestrutura, não tendo que investir em servidores e outros recursos para o ERP, tendo apenas que disponibilizar conexão com a Internet para acesso ao sistema. Nesse caso, a infraestrutura passa a ser de responsabilidade total do fornecedor do software.

6. Fique atento à tecnologia de desenvolvimento do software e às licenças de recursos adicionais

Um ponto que merece a atenção da Instituição de Ensino na hora de escolher um ERP é o tempo de obsolescência do software. Para que a Instituição de Ensino não precise se preocupar com isso, é importante que o ERP a ser adotado seja desenvolvido com tecnologia de ponta, de preferência rodando nativamente na web e permitindo o acesso por dispositivos móveis. Dessa forma, a vida útil do software será longa.

Outro ponto que deve ser verificado com muita atenção pela IE é o custo com licenças de recursos adicionais para o perfeito funcionamento do software de gestão. Por exemplo, todo software ERP é desenvolvido contando com um banco de dados onde as informações são armazenadas. Este banco de dados necessita de uma licença específica para ser utilizado, em alguns casos esta licença tem um custo adicional alto para o projeto. Para evitar custos desnecessários, vale contar com fornecedores de softwares ERP que trabalham com softwares livres em sua estrutura.

7. Avalie as opções de suporte do fornecedor do software

O processo de adaptação a qualquer ferramenta corporativa muitas vezes é demorado. Os profissionais de uma Instituição de Ensino podem ter dificuldades para se adaptar ao novo sistema, podendo se tornar resistentes à utilização do ERP e, consequentemente, o tempo necessário para implantação do software poderá ser aumentado.

Para evitar que dificuldades de adaptação ocorram, a IE deve avaliar quais são as opções de suporte oferecidas pelo fornecedor do software.

Existem diversas formas de suporte ao usuário, que vão desde o atendimento telefônico até a utilização de um sistema de Service Desk, cabe ao fornecedor do software disponibilizar uma, outra ou várias formas de suporte para atendimento à IE. Quanto mais abrangentes forem as opções, mais rapidamente as dúvidas serão solucionadas e os ajustes serão realizados, acelerando o processo de implantação do ERP.

8. Verifique o feedback de outros usuários

Uma das melhores formas de descobrir como uma ferramenta funciona, sua aceitação pelos colaboradores e o grau de satisfação da alta direção é obtendo o feedback de outros usuários.

É indicado que o gestor da IE entre em contato com quem já utiliza o ERP para ter uma visão mais ampla sobre as impressões que o software de gestão deixa em várias situações e nos diversos setores da organização.

Participar de fóruns e grupos com pessoas e empresas que já utilizam o ERP também é indicado, pois muitas respostas podem ser encontradas nestes canais.

Tenha em mente que o ERP é um investimento estratégico. Como ele afeta várias áreas da Instituição de Ensino, o feedback de outros usuários deve ser visto não só como uma forma de identificar possíveis problemas, mas também de identificar os pontos fortes do software de gestão, pontos esses que, futuramente, contribuirão para o sucesso da IE.

Como escolher um ERP está se tornando cada vez mais fácil, não é mesmo? Fique atento, pois as próximas dicas são imperdíveis!

9. Invista em um ERP especializado

Enquanto outros tipos de negócios podem utilizar sistemas de gestão genéricos, uma Instituição de Ensino possui demandas muito específicas e que exigem a utilização de um software realmente especializado no negócio Educação.

Adotar um ERP especializado significa a contemplação de módulos que, basicamente, só existem nesse ramo do mercado, como por exemplo, o módulo acadêmico e seus processos. Uma solução desse tipo também favorece a IE por trazer consigo as melhores práticas de gestão do segmento educacional.

Um ERP especializado, além de gerar economia, pode potencializar o sucesso da IE, pois possui integração nativa com portais e aplicativos voltados à comunidade acadêmica, atendendo aos alunos, pais, professores, coordenadores e reitores.

O ORION – ERP Educacional, desenvolvido pela TNT Technology, provê ferramentas integradas que possibilitam uma gestão de alta performance para Instituições de Ensino de qualquer tamanho. Ele foi concebido para dar suporte aos níveis operacional, gerencial e estratégico da IE e possui as funcionalidades necessárias para o atendimento desde a Educação Infantil até a Pós-graduação, contemplando as modalidades de ensino presencial, semipresencial e a distância.

Por rodar nativamente na web, o ORION possibilita a gestão de várias unidades da Instituição de Ensino, mesmo que separadas geograficamente. Suas ferramentas permitem uma visão segmentada (por unidade, seção, setor) ou agregada, dando ao gestor a possibilidade de compreender o negócio de forma mais ampla e aprofundada, através de indicadores de desempenho específicos.

10. Analise o custo-benefício

No momento de escolher um ERP e analisar seu custo-benefício, é preciso levar em consideração os objetivos e metas da empresa.

Se a IE deseja expandir seus negócios no futuro, o sistema de gestão deve ser capaz de suportar esse crescimento sem que os processos travem ou que haja limite na quantidade de dados a serem armazenados.

A utilização da computação em nuvem, além de prover segurança e escalabilidade, também provê economia para a Instituição de Ensino. A economia acontece porque, com a computação em nuvem, a IE não precisa comprar equipamentos caríssimos e pagar altos salários à profissionais especializados em infraestrutura, pois o fornecedor do software se responsabiliza pela hospedagem do sistema.

Se o propósito da IE for lançar algum método de ensino inovador ou entrar no mercado de educação a distância, é importante que as necessidades desse tipo de projeto sejam atendidas pelo ERP.

Um ERP Educacional, realmente especializado no negócio Educação, possui integração nativa com soluções para desenvolvimento de cursos, ou seja, integração com um ambiente virtual de apoio ao ensino-aprendizagem, assim a IE não terá que contratar outros programas para controle paralelo de cursos, aulas e atividades, eliminando este tipo de custo adicional.

A adoção de um ERP especializado e completo, hospedado na nuvem, no modelo SaaS e utilizando tecnologias livres, elimina vários custos que a IE poderia ter na contratação de um sistema de gestão genérico.

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E agora, já sabe como escolher um ERP?

Para que a aquisição de um ERP seja feita de forma correta é preciso avaliar não só os aspectos internos da IE, como as necessidades dos setores, as exigências da alta direção, a infraestrutura existente, etc., mas avaliar também os aspectos externos, como interação com os alunos e toda comunidade acadêmica, bem como o cumprimento das obrigações da IE com os órgãos reguladores.

Além disso, existem os aspectos do próprio sistema, como funcionalidades e recursos, facilidade de implementação e usabilidade, compatibilidade com outras ferramentas, acessibilidade via web e escalabilidade, tecnologia de desenvolvimento e licenças, sem falar dos módulos específicos do negócio educacional.

Por fim, pontos referentes ao fornecedor do software, como a reputação e o nível de suporte oferecidos, fecham a lista do que deve ser observado para se escolher um bom ERP.

Em uma era em que a informação é vital para a sobrevivência e crescimento das organizações, saber como escolher um ERP e, posteriormente, poder contar com uma solução completa como um ERP Educacional especializado, é essencial para a sua Instituição de Ensino!

Adotar um sistema ERP especializado no negócio Educação, permite ganhos significativos para a gestão da IE, facilitando a tomada de decisão com apresentação de informações estratégicas em tempo real, fazendo com que a IE possa se antecipar aos acontecimentos do mercado educacional e estar sempre um passo à frente dos concorrentes.

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