O que é um ERP e por que a sua IE precisa de um?

O que é um ERP?

A modernização de uma Instituição de Ensino (IE) é de vital importância para a sua sobrevivência. Isso é uma verdade absoluta no mundo contemporâneo, um mundo onde a tecnologia tem se aperfeiçoado e atualizado cada vez mais rapidamente. Para alcançar esta modernização, a IE deve contar com uma solução tecnológica que facilite o gerenciamento das suas atividades e a apoie na tomada de decisões estratégicas. Nesse cenário, destaca-se a utilização de um software ERP. Mas o que é um ERP, você sabe?

Das tecnologias utilizadas nas mais diversas organizações atualmente, poucas são tão importantes quanto o ERP – também conhecido como sistema de gestão integrada. Por funcionar como um ambiente unificado para a gestão do negócio, o software impacta diretamente na maneira como uma organização funciona. Diante disso, a escolha de um bom sistema de gestão, de preferência específico para o negócio educação, deve ser vista como um investimento estratégico para a Instituição de Ensino.

Se você quer saber mais sobre o que é um ERP e a sua influência no negócio educacional, confira o nosso post!

O que é um ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou em português, Planejamento de Recursos Empresariais. Também chamado de sistema de gestão integrada, de forma simplista, podemos dizer que ele funciona como o ponto único de armazenamento e processamento de dados de uma empresa, integrando todos os setores da organização em um único sistema, garantindo sincronia, consistência e confiabilidade dos dados.

O ERP auxilia na integração de equipes e na manutenção de um ambiente com alto nível de colaboração, reduzindo retrabalho e aumentando a eficiência operacional na realização das atividades.

Com um sistema de gestão integrada a alta direção da IE pode visualizar todos os processos em andamento na instituição, podendo eleger pontos de monitoramento e identificar, por exemplo, problemas iminentes antes mesmo de atingirem um estágio crítico, formando uma força tarefa para solucioná-los rapidamente ou, até mesmo, para evitá-los.

Um sistema de gestão possui recursos e funcionalidades que possibilitam otimizar os processos da IE automatizando-os, ou seja, alinhando melhor as atividades de cada um dos setores da empresa, economizando o tempo e o dinheiro investido em tarefas repetitivas ou isoladas, reduzindo custos administrativos e de operações, aumentando a produtividade dos funcionários, a transparência das informações e, consequentemente, aumentando a rentabilidade da instituição.

Com os dados unificados é possível que o gestor da IE acesse o sistema de qualquer lugar e a qualquer momento utilizando, inclusive, dispositivos móveis que, além de permitirem mobilidade, garantem agilidade na tomada de decisão.

O ERP é composto por diversos módulos ou componentes que permitem a sua implantação de forma modularizada, ou seja, por partes. Desta forma a IE pode eleger quais setores serão automatizados primeiro e, posteriormente, acoplar os demais componentes para completar a implantação do software, automatizando o restante dos setores da instituição conforme a necessidade.

Pensando no porte da Instituição de Ensino, alguns ERPs permitem a sua implantação em diferentes modelos de negócio, proporcionando para a IE um maior controle sobre o investimento a ser realizado, oferecendo flexibilidade na contratação de produtos e serviços.

Um software de gestão integrada vai coletar, processar e armazenar um grande número de informações de alto valor agregado. Por isso, o ERP possui políticas de segurança e privacidade que visam a assegurar que informações confidenciais não serão acessadas e compartilhadas indevidamente.

Agora que você já está familiarizado com o termo ERP, vamos detalhar alguns pontos importantes para complementar o seu conhecimento sobre essa excelente ferramenta de gestão. Vamos lá?

A importância da Governança de TI na implantação de um ERP

A boa governança de TI se alicerça em três pilares, sendo: processo, pessoa e ferramenta. Esses pilares são explicados a seguir:

  • Processo: consiste no mapeamento, na otimização e padronização dos processos da IE;
  • Pessoa: trabalha a capacitação dos indivíduos nos processos de negócio e de TI da instituição;
  • Ferramenta: se dá na implantação, manutenção e atualização tecnológica de um software.

A partir desses pilares é possível afirmar que nenhuma ferramenta, mesmo um ERP, será eficaz se os processos da organização não estiverem organizados e se o seu pessoal não estiver capacitado.

É importante acrescentar a esses pilares um outro indicador muito importante para o sucesso da implantação de um ERP, este indicador é o dado. Primeiramente, os dados da Instituição de Ensino precisam passar por um processo de auditoria para garantir que não estão inconsistentes e, posteriormente, somente os dados válidos são incluídos no sistema. Desse modo, nenhum dado inconsistente prejudicará as funcionalidades do ERP e, consequentemente, a gestão da IE.

Um ERP pode ser implantado em IEs de qualquer tamanho?

Existem ERPs que atendem aos diferentes tamanhos de Instituições de Ensino, desde uma IE de pequeno porte até uma grande rede de ensino, independentemente da unidade ser um colégio, um campus ou um polo educacional.

Uma Instituição de Ensino, independentemente do tamanho, é uma organização complexa, com vários setores e necessidades diferentes. Diante disso, uma dica é que o gestor esteja sempre atento para analisar e identificar quais são os pontos que necessitam de melhorias, para que ele possa definir o conjunto de processos que serão automatizados com a implantação de um ERP. Essa análise deve incluir, mas não se limitar, a fatores como:

  • Necessidade de integrar times;
  • Busca por mais mobilidade operacional e gerencial;
  • Redução de custos com processos diversos;
  • Necessidade de criar rotinas mais eficientes;
  • Gargalos operacionais.

Com o conjunto de processos definidos é possível escolher o tipo de implantação mais adequada para a Instituição de Ensino. A IE pode preferir implantar o ERP completo, atendendo a todos os setores ou pode optar por uma implantação parcial, focando seus principais processos como, por exemplo, processos acadêmicos e financeiros somente.

Optando por uma implantação parcial do ERP, a qualquer momento, a Instituição de Ensino pode decidir por contratar outros módulos do sistema e ir complementando seu ERP aos poucos, automatizando os demais setores da instituição gradativamente.

Qual a infraestrutura necessária para a implantação de um sistema de gestão?

Para que a implantação do ERP seja simples e sem complicações é imprescindível levantar as necessidades de infraestrutura da Instituição de Ensino, verificando se a estrutura atual suporta a solução tecnológica escolhida.

Após levantamento, pode ser que seja identificada a necessidade da IE adquirir equipamentos novos e mais potentes para atuarem como servidores, permitindo que o sistema de gestão funcione bem, além de ser preciso capacitar ou contratar pessoal especializado para gerenciar isso tudo.

Uma alternativa para que a IE não precise se preocupar com a infraestrutura é a adoção de um software na nuvem. Essa alternativa evita que seja preciso montar uma infraestrutura robusta dentro da IE só para suportar a instalação do ERP. Com a adoção de um software na nuvem também é possível reduzir parte dos custos de infraestrutura envolvidos na aquisição do sistema de gestão.

O modelo de negócio mais indicado para Instituições de Ensino que desejam adotar um software na nuvem é o modelo SaaS – Software as a Service, ou em português, Software como Serviço. Nesse modelo de negócio o investimento do cliente se dá mensalmente e de acordo com o consumo, garantindo flexibilidade e escalabilidade tanto em infraestrutura quanto em produtos e serviços. O modelo SaaS é o único em que há a delegação de responsabilidades, ou seja, a IE cuida da excelência em Educação e performance do negócio e o fornecedor do software se preocupa com a TI.

A seguir, elencamos alguns benefícios da hospedagem de software na nuvem utilizando o modelo SaaS:

  • Confiabilidade e segurança das informações;
  • Maior segurança contra panes e problemas operacionais em servidores físicos;
  • Alta disponibilidade do sistema;
  • Maior acessibilidade, pois basta uma conexão com internet para que seja possível visualizar e manipular as informações, estando em qualquer lugar e em qualquer horário;
  • Atualizações e modernizações constantes realizadas pelos fornecedores do software, de modo que o tempo de obsolescência é praticamente inexistente;
  • Excelente desempenho e escalabilidade para acompanhar a expansão da IE;
  • Flexibilização financeira, pois é possível contratar recursos adicionais somente quando necessários;
  • Possibilidade de suporte de equipe especializada em tempo real, contando com a experiência e reputação dos fornecedores.

Seja localmente ou na nuvem, a instalação de novos softwares é um processo complexo. Se esse processo for mal executado pode causar um impacto negativo na implantação do software e afetar o retorno sobre o investimento. Porém, se bem planejado e no modelo de negócio adequado, o processo de implantação de um ERP se dá de forma tranquila e sem complicações.

Implantando um sistema ERP

Na maioria das vezes, a implantação de um ERP é um processo lento se comparado com a implantação de outros sistemas isolados ou de aplicativos independentes, visto que um ERP é um software muito mais completo e robusto, que contempla vários módulos e que atende a todos os processos e setores da Instituição de Ensino.

A implantação de um ERP é composta por várias etapas e nestas etapas são envolvidas as equipes da IE e do fornecedor do software. Para que o processo de implantação tenha sucesso, deve haver um alto grau de comprometimento e dedicação das equipes.

Implantar um software de gestão integrada requer um bom planejamento e organização desde o processo de seleção do software, pois as atividades gerenciais e a rotina de trabalho dos colaboradores da IE certamente serão impactadas. Para isso, é importante estruturar um plano de ação que contenha cronogramas – prevendo todas as etapas da implantação – e atitudes preventivas para caso algo não saia como pretendido.

Todavia, quando se adota uma solução proveniente de um fornecedor confiável, experiente e comprometido com o sucesso do cliente, as chances de imprevistos diminuem consideravelmente, restando as vantagens operacionais, gerenciais e estratégicas proporcionadas pelo sistema de gestão.

A seguir, elencamos as principais vantagens e os fatores críticos de sucesso na implantação de um ERP.

Principais Vantagens

São muitas as vantagens da implantação de um ERP, citamos aqui as principais:

  • Centralização de informações;
  • Integração entre os setores da instituição;
  • Automatização de processos, com eliminação de trabalho manual e duplicação de dados;
  • Colaboração entre as equipes;
  • Redução de custos;
  • Segurança das informações;
  • Flexibilidade para configurações e parametrizações específicas da IE;
  • Escalabilidade, acompanhando o crescimento nos dados da instituição;
  • Aumento de produtividade;
  • Mobilidade;
  • Suporte especializado, tanto técnico quanto de negócio;
  • Incorporação das melhores práticas do mercado aos processos internos da Instituição de Ensino;
  • Compliance;
  • Indicadores de desempenho que apoiam a tomada de decisão, com redução do tempo de respostas ao mercado educacional;
  • Aumento da competitividade da IE.

Fatores críticos de sucesso

Existem alguns fatores, internos e externos, que comprometem o processo de implantação de um software ERP em uma Instituição de Ensino.

Do lado do cliente, podemos citar como fatores críticos os itens elencados a seguir:

  • Envolvimento dos usuários;
  • Apoio da alta direção;
  • Definição clara das necessidades e dos objetivos;
  • Planejamento adequado;
  • Expectativas realistas;
  • Marcos intermediários;
  • Equipe competente, comprometida e dedicada;
  • Foco e comprometimento da equipe;
  • Motivação;
  • Infraestrutura adequada.

Já do lado do fornecedor do software, podemos citar os seguintes fatores:

  • Gerenciamento da expectativa do cliente;
  • Levantamento de requisitos;
  • Definição de cronogramas;
  • Suporte técnico e de negócio;
  • Documentação;
  • Comunicação.

O processo de implantação de um ERP é trabalhoso para ambos os lados. A implantação pode se estender por vários meses até que todas as etapas do projeto sejam concluídas.

Problemas em qualquer um dos fatores críticos de sucesso podem inviabilizar o projeto, por isso, tais problemas podem e devem ser evitados. Cabe ao gestor da IE e ao fornecedor do software estarem “sempre alerta”, monitorando esses fatores e os demais indicadores de evolução do projeto para agirem com antecedência caso algo esteja saindo diferentemente do planejado.

Com parceria e comprometimento entre a Instituição de Ensino e o fornecedor do software todos os imprevistos podem ser contornados em tempo hábil e a implantação do ERP será um sucesso.

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Customização de processos ou software especializado?

Softwares ERPs considerados genéricos, ou seja, que atendem a qualquer tipo de organização, são compostos por uma estrutura básica que permite ser customizada em função das particularidades das empresas que adquirem o software. Porém, o custo e a rapidez com que essas customizações são implementadas podem impactar diretamente no momento da Instituição de Ensino em alcançar o sucesso em seus processos de negócio.

Com o intuito de não onerar a IE com customizações desnecessárias, existem no mercado ERPs especializados no negócio educação, como é o caso do ORION – ERP Educacional. Mesmo que haja a necessidade de se implementar alguma customização para atender a um requisito específico da IE, todos os processos do ORION já foram pensados e desenvolvidos utilizando as melhores práticas do mercado educacional, reduzindo os custos e o tempo com customizações pontuais e trazendo a expertise do mercado de educação para dentro da IE.

O ORION foi desenvolvido para suprir e se antecipar às necessidades de Instituições de Ensino de qualquer porte, atendendo a todos os níveis e modalidades de ensino, sendo totalmente modularizado com componentes específicos para cada setor da instituição, contemplando desde a área acadêmica até a controladoria e o RH, e com acesso 100% via Internet.

Um ERP especializado no negócio educacional é a melhor opção em sistema de gestão que uma Instituição de Ensino pode encontrar no mercado, pois, além de todo o controle administrativo, é possível encontrar uma solução totalmente integrada com portais e aplicativos voltados à educação e à comunidade acadêmica, tudo pronto para usar.

O custo de um software ERP

Antes de adquirir um ERP é preciso levar em consideração os objetivos e metas da Instituição de Ensino.

Sabendo quais são os objetivos e as necessidades da IE, bem como quais funcionalidades e recursos de um ERP serão fundamentais para que a IE atinja suas metas, fica mais fácil avaliar o custo-benefício da adoção de um software ERP.

É importante verificar o nível de criticidade dos processos da IE, elencando-os e categorizando-os, desde os mais urgentes até os que menos precisam de cuidados. Desse modo, a IE poderá encontrar um ERP que dê maior ênfase e robustez aos seus processos mais vitais.

Para poder mensurar o custo-benefício da implantação de um ERP, é imprescindível que a IE também avalie a acessibilidade ao sistema, a possibilidade de hospedagem na nuvem, a reputação dos fornecedores e a qualidade de seus serviços de suporte. Todas essas questões pesam na hora de calcular os custos que a IE pode ter com a adoção de um ERP e saber, assim, se os benefícios compensam os custos envolvidos.

Caso a IE já possua softwares independentes para administração de alguns setores e precise apenas complementar a gestão, é possível adquirir módulos separados do ERP, eliminando o custo com os módulos que não serão necessários.

Saiba que um software ERP não é barato, porém é um dos softwares que mais aceitam negociações no mercado. Geralmente, para definir o valor do investimento em um ERP são consideradas diversas variáveis que vão desde os produtos e serviços oferecidos, passando pelo modelo de negócio e chegando, até mesmo, a quantidade de alunos que a IE possui. Diante disso, é importante que a IE saiba exatamente do que precisa e o que está procurando, somente dessa forma ela terá condições de negociar valor com o fornecedor do software.

Dependendo da necessidade da Instituição de Ensino e da negociação com o fornecedor do software, é possível que existam ainda dois custos paralelos ao projeto de implantação de um ERP. Um desses custos é referente ao projeto de integração do ERP com outros sistemas instalados na IE e o outro é referente ao projeto de migração de dados para o ERP. A seguir vamos explicar rapidamente cada um desses custos.

Custo de integração do ERP com outros sistemas

Mesmo sendo possível integrar um ERP com outros sistemas da Instituição de Ensino, é importante verificar se há compatibilidade entre eles e se as informações mantidas nos sistemas já usados na IE serão disponibilizadas facilmente para o ERP. Isso é muito importante já no início das negociações com o fornecedor de software, para que a incompatibilidade entre os sistemas não inviabilize a implantação do ERP.

Não vamos entrar em questões técnicas, mas existem vários tipos de integração entre sistemas, cada tipo demanda mais ou menos esforço, pode se dar por processo automático ou manual e o custo pode variar bastante.

A implantação completa do ERP tende a eliminar o custo paralelo com projetos de integração, visto que o ERP atende a todos os setores da IE.

Custo de migração de dados para o ERP

Quando a Instituição de Ensino já possui um sistema que armazena seus dados e resolve adotar um novo software, ou seja, adotar um ERP, muito provavelmente ela vai querer que os dados armazenados no sistema anterior sejam transferidos para o novo sistema. Esse é um processo chamado de migração de dados.

A migração de dados pode ser realizada de diversas formas, envolvendo tanto técnica, quanto pessoal e custo diferenciados. Por isso, antes de decidir sobre migrar os dados do sistema anterior para o ERP, é importante que a IE entenda as opções oferecidas pelo fornecedor do software e avalie o custo-benefício.

Por que uma Instituição de Ensino precisa de um ERP?

Agora que você já sabe o que é um ERP e conhece os pontos mais importantes desse software, podemos falar sobre o principal motivo de uma IE precisar de um sistema como esse.

Além de modernizar a Instituição de Ensino através da automatização de processos, reduzindo custos operacionais e dando suporte à tomada de decisões estratégicas, um ERP aumenta a competitividade da IE diante de seus concorrentes, ampliando a eficiência operacional e gerencial nos negócios, visto que o ERP possui capacidade proativa, fazendo com que a IE se antecipe ao mercado educacional e saia na frente.

O ERP é o sistema de gestão mais completo do mercado e pode fazer muito por uma Instituição de Ensino. Sabemos que a concorrência tem investido em bons sistemas de gestão e já começa a colher os muitos benefícios desse tipo de software.

Se a sua IE ainda não utiliza um ERP está na hora de investir em um. Não corra o risco de ficar atrás da concorrência!

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