Os benefícios da automatização de processos para a sua IE

Automatização de Processos

Administrar todas as atividades realizadas em uma Instituição de Ensino (IE), diminuir custos e aumentar a captação e a retenção de alunos, são funções que tem contado cada vez mais com a tecnologia. Por meio de alguns softwares especiais desenvolvidos especificamente para IEs, a automatização de processos tem tornado a gestão acadêmica e corporativa cada vez mais fácil.

A automatização de processos garante uma melhor gestão dos recursos e, consequentemente, contribui para que a Instituição de Ensino atinja o sucesso desejado em suas atividades com maior eficiência na rotina de trabalho. Porém não é possível automatizar processos sem a tecnologia e, para isso, apresenta-se como um recurso imprescindível, tanto para a alta gestão da IE quanto para o pessoal operacional, um software ERP – sigla para “Enterprise Resource Planning”.

De modo geral, o ERP é um software que integra todos os setores de uma organização mantendo os dados e automatizando processos em um único sistema. Um software como este, desenvolvido especialmente para Instituições de Ensino, traz uma série de benefícios quando implantado.

E então, quer saber mais sobre os benefícios da automatização de processos para a sua Instituição de Ensino? Continue acompanhando o post!

O que é automatização de processos?

A automatização de processos consiste em racionalizar, otimizar e automatizar os processos-chave de uma Instituição de Ensino. Claro que para isso muitos processos manuais são substituídos por softwares programados com rotinas necessárias para execução sistemática de atividades previamente mapeadas e configuradas no sistema. Pode-se citar, por exemplo, o processo de matrícula, registro do desempenho e frequência de alunos, faturamento de mensalidades, contabilização, cálculo de folha de pagamento, entre outros.

Com a automatização de processos é possível que a Instituição de Ensino, através de um software de gestão, realize o acompanhamento de todos os seus processos de negócio, monitorando informações operacionais, gerenciais e estratégicas, tornando possível a criação de cenários para tomada de decisão com indicadores que apontem os caminhos mais acertados para investimentos, redução de custos e aumento de competitividade no mercado educacional.

Quais são os benefícios?

Gestão financeira eficiente

A automatização de processos possibilita a organização de toda a movimentação financeira da Instituição de Ensino em um só lugar, ou seja, em um software ERP. Assim, há a diminuição de controles paralelos e todas as contas previstas no orçamento da instituição, os recebimentos, pagamentos e os benefícios acadêmicos, poderão ser facilmente conferidos, validados e consolidados, possibilitando a geração de dados estatísticos, ajudando a IE na tomada de decisões referentes a redução de despesas e recuperação de receitas.

Redução dos custos operacionais

Utilizando um bom sistema ERP e automatizando os processos da Instituição de Ensino corretamente, é possível ter um maior controle administrativo através de um panorama detalhado de todas as atividades desenvolvidas, descentralizando as informações e promovendo transparência aos processos. Isso contribui não só para melhorar as estratégias de negócio e a administração diária, mas também permite a correção de possíveis desvios e falhas operacionais, otimizando recursos, promovendo melhoria contínua, aumentando a capacidade gerencial, reduzindo custos e atraindo novos investimentos para a IE.

Controle eficaz da área acadêmica

Outro benefício que a automatização de processos proporciona é o controle eficaz dos processos e atividades da área acadêmica da Instituição de Ensino. Isso é possível através da utilização de um software com componentes específicos de gestão educacional e neste cenário destaca-se o ORION – ERP Educacional.
Com o ORION os registros de matrículas, o controle de frequência e desempenho do aluno, o acompanhamento de atividades acadêmicas e das etapas para o cumprimento do curso, bem como os demais processos relacionados aos alunos, professores e coordenadores, podem ser organizados e monitorados em um único lugar, através de cadastros, relatórios e um painel de controle contendo indicadores de desempenho acadêmico, dando suporte a tomada de decisão da liderança acadêmica da IE.

Integração de todos os setores da IE

É possível integrar todos os setores da Instituição de Ensino através da utilização de um ERP e da automatização de processos. Para cada atividade fim desses setores, o ERP disponibiliza funcionalidades específicas e interfaces amigáveis para que todas as informações mapeadas durante a automatização dos processos sejam lançadas, processadas e consolidadas com as informações provenientes de outros setores, eliminando retrabalho e duplicação de informações.

Melhoria na comunicação

Um importante benefício da automatização de processos está na melhoraria da comunicação entre os setores da Instituição de Ensino e também da IE com a comunidade acadêmica.

Com os processos automatizados a IE terá, por exemplo, mais e melhores informações sobre as matrículas, podendo saber em tempo real o impacto financeiro com a evasão de alunos e o total da receita originada no processo de matrícula. Com essas informações as equipes acadêmica, financeira e de marketing poderão se unir e planejar ações conjuntas entre os setores objetivando manter a sustentabilidade da IE.

A comunicação da Instituição de Ensino com a comunidade acadêmica se dá também em tempo real como, por exemplo, nos momentos em que o desempenho do aluno é registrado pelo professor, quando da proximidade dos vencimentos das mensalidades ou da expiração de prazos para entregas de atividades de responsabilidade tanto do aluno quanto do professor ou coordenador de curso, através de mensagens automáticas enviadas  por e-mails, SMS ou notificações push.

Geração de indicadores estratégicos

As Instituições de Ensino buscam excelência no gerenciamento de seus negócios e sabemos que indicadores de desempenho são a base para a tomada de decisões estratégicas. Porém, para poder estabelecer metas, criar cenários e a realizar análises sob diferentes perspectivas é necessário que todos os processos da IE estejam automatizados e ofereçam informações consistentes.

A automatização de processos possibilita que sistemas de gestão possam ser acoplados a softwares de análise de negócios que geram indicadores estratégicos de desempenho educacional e corporativo, como é o caso do BA2Edu – Business Analytics para Educação. Softwares como o BA2Edu permitem o monitoramento em tempo real de todas as informações da Instituição de Ensino, maximizando a precisão na tomada de decisão, fazendo com que o gestor realize análises preditivas e proativas antecipando-se aos acontecimentos e aumentando, assim, a vantagem competitiva da IE.

Dicas para automatizar os processos da sua IE

A automatização de processos juntamente com o uso de um sistema ERP e de um software de Business Analytics, ambos especializados no negócio educação, somam um importante diferencial estratégico para qualquer Instituição de Ensino. Esse é um dos melhores investimentos que uma IE pode fazer!

Logo abaixo, deixamos algumas dicas para o gestor que vai iniciar a automatização de processos em sua IE:

      • Faça um planejamento identificando os setores e processos que, inicialmente, podem ser automatizados;
      • Escolha um sistema de gestão especializado no negócio educação;
      • Realize o mapeamento dos processos identificando todas as atividades envolvidas, artefatos produzidos e sinalização de início, fim e paralelização de atividades ou processos;
      • Comece sempre pelos processos mais simples e vá implementando novos processos gradativamente;
      • Realize testes e valide os processos antes de colocá-los em produção;
      • Desenvolva a automatização de processos pensando não só em melhorias internas, mas concentrando-se também no cliente;
      • Seja paciente, pode levar tempo até que o processo amadureça e a IE obtenha os resultados esperados;
      • Monitore o desempenho de cada processo automatizado, analisando seus impactos;
      • Gere documentação de tudo para que possa ser medida a evolução do processo e o resultado proporcionado à IE.

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